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建立OSHMS基本方法与步骤
HYECU   2004-10-23
建立OSHMS基本方法与步骤

实施OSHMS通常是要经过体系建立和体系审核两个基本程序,体系建立工作属于咨询的范围,而体系审核是以审核认证为主要工作。建立职业安全健康管理体系一般要经过OSHMS标准培训、制定计划、职业安全健康管理现状的评估(初始评审)、职业安全健康管理体系设计、职业安全健康管理体系文件编写、体系运行、内审、管理性复查(或称管理评审)、纠正不符合规定的情况、外部审核等程序。按照建立OSHMS程序的先后排列顺序概括分为:体系策划;文件编写;运行评审和通过审核四个主要步骤。
(一)体系策划
体系策划包括学习培训、制定计划、初始评审和体系设计四项主要工作。
1、学习与培训
学习与培训是建立OSHMS的第-步,由外部专家或技术咨询单位对组织的管理层和专门工作班子成员以及职工进行OSHMS标准培训,是开始建立OSHMS时十分重要的工作。只有最高管理层深入理解该标准,才能真正把建立OSHMS的工作放在重要位置,组织最高管理层才会做出应有的承诺。只有专门工作班子成员全面理解标准,建立OSHMS的工作才能够得以正确规划和运作。培训工作要分层次、分阶段进行,首先要求组织领导和管理层,必须掌握OSHMS标准的基本内容、原理、原则,理解标准的内涵。
一般把学习培训工作分为两个阶段,一是OSHMS标准的宣传贯彻简称为宣贯阶段,是以OSHMS背景知识和基本知识为主要内容;二是内审员培训,是以体系建立文件编写,内部审核等为主要内容。
2、制定计划
制定工作计划是建立OSHMS的基础,建立职业安全健康管理体系是一项十分复杂和涉及面很广的工作,没有详细的工作计划是无法按期完成的。通常情况下,建立职业安全健康管理体系需要一年以上的时间,据此,可以采用倒排时间表的办法制定计划。例如,假定组织确定1999年12月接受外审,外审前的所有工作必须在1999年12月前完成,依次可以排出1998年10月至1999年11月的总计划表。总计划表批准后,就可制定每项具体工作的分计划。
除了排出建立职业安全健康管理体系工作总计划表和每项具体工作的分计划表外,制定计划的另一项重要内容是提出资源需求,报组织最高管理层批准。
3、初始评审
初始评审主要是对组织的职业安全健康管理现状进行调查和评估。主要包括以下内容:一是现状调查(如职业安全健康管理机构、人员的职能分配与适合情况,职业安全健康管理规章、适用的国际公约、国内法规、标准、指南及其执行情况,组织的职业安全健康管理方针、目标及其贯彻情况,近年来组织的事故情况和原因分析等);二是对调查结果进行分析,确认存在的问题并对照强制性规定找差距;三是最高管理层对现状、差距和存在问题的原因给予审定。职业安全健康管理现状调查与评估结果将作为职业安全健康管理体系设计的基础。
4、OSHMS设计
职业安全健康管理体系设计主要包括五个环节:
第一是确定职业安全健康方针。
第二是职能分析和确定机构。组织管理机构的确定是分配职能和确定管理程序的基础,在分配职能和编写程序文件之前,必须先进行职能分析和确定机构,确定机构时,要坚持精简效能的原则,尽量避免和减少部门职能交叉。
第三是职能分配,即把OSHMS标准中各要素所涉及的职能逐一分配到部门。进行职能分配时,要求把标准中的各要素全面展开并转换成职能,分配到组织的各部门,确保通过职能分配,使标准的各项要素都能得到覆盖,避免遗漏。进行职能分配时,要坚持一项职能由一个部门主管的原则,当一项要素必须由两个或两个以上部门负责时,要明确主要负责部门或撤并相关部门。职能分配可以通过职能分配表进行。
第四是确定体系文件层次结构,关键是确定程序文件的范围,并提出体系文件清单。
第五是体系文件的编写、审定与批准。
(二)OSHMS文件的结构与编写
1、职业安全健康管理体系文件的结构
职业安全健康管理体系文件可以有多种分类方法,可根据组织的具体情况采用简便、实用的文件结构,一般是把OSHMS文件分为三个层次:管理手册(A层次)、程序文件(B层次)、作业文件(C层次)。
2、OSHMS文件的内容
(1)管理手册
根据OSHMS标准及本组织职业安全健康方针、目标而全面地描述本组织OSHMS的文件,主要供组织内的中、高层管理人员和提供客户以及第三方审核机构审核时使用,集中表述本组织的OHS保证能力。
OHS管理手册的内容通常包括如下内容:
方针、目标、指标和管理方案;
OHS管理、运行、审核或评审工作的岗位职责、权限和相互关系;
关于程序文件的说明和查询途径;
关于手册的评审、修改和控制规定。
(2)程序文件
根据本组织OHS管理手册的要求,为达到既定的职业安全健康方针、目标所需要的程序和对策,来描述实施OSHMS要素涉及的各个职能部门活动的文件,供各职能部门使用。
(3)作业文件
围绕手册和程序文件的要求,描述具体的工作岗位和工作现场如何完成某项工作任务的具体做法,是一个详细的工作文件,主要供个人或小组使用。这类文件有些是在体系运行时根据需要不断产生的,可分为两类:
①工作指令,如工作指导书、作业指导书、检验指导书等。通常包括三个内容:指令干什么、如何干和出了问题怎么办。
②记录,记录是OSHMS文件最基础的部分,包括设计、检验、试验、调研、审核、复审的OHS记录和图表,事故、事件记录以及用户OHS信息反馈记录等。这些都是证明各生产阶段OHS是否达到要求和检查OSHMS运行有效性的证据,因而它具有可追溯性的特点。
(三)职业安全健康管理体系(OSHMS)的运行
OSHMS的运行具体上讲就是执行OSHMS文件、实现OSHMS目标、保持OSHMS持续有效和不断优化的过程。体系的有效运行,是依靠体系的组织结构进行组织协调,实施监督,执行考核,开展信息反馈,并通过体系审核和管理评审实现的。
1、OHS管理体系的运行
OHS管理手册、文件的贯彻实施和OHS计划的执行,实质上就是OSHMS的运行。当OHS管理手册由最高管理者颁布、OHS管理程序文件经相关领导批准实施后,应立即分层次组织各级管理人员进行学习、贯彻执行。作为高层的管理人员,应着重掌握OSHMS的原理、原则、功能以及控制的方法;中层管理人员主要应掌握本部门体系要素的工作内容;一般员工应着重对手册的支持性文件中涉及各自岗位的操作标准、规定、程序的掌握。OHS管理体系的运行涉及组织众多部门,组织应抓住体系设计的要求,按照严密、协调、高效、精简、统一的原则,调整组织内部机构,并配备能胜任工作的管理人员,同时明确各机构的隶属关系以及协调方式,牢牢抓好体系的运行机制。当体系运行中发现各部门OHS职能存在问题,要采取纠正措施时,就要在组织领导主持下,通过OHS管理部门进行组织协调工作。OSHMS在运行过程中,各项活动往往不可避免地发生偏离标准的现象,因而也必须重视实施监督,发现偏离问题及时反馈,以便采取纠正措施。实施OHS监督是保证体系正常运行的必要手段,而OHS信息反馈系统的功能,就在于保证OHS监督落实,保证体系能持续正常运行,通过信息反馈系统对异常信息的反馈和处理,对体系运行进行动态控制。可见,信息管理与OHS监督、组织协调工作是紧密联系在一起的,只有搞好三者的有机结合,才能有效地运行。
2、OSHMS的内部审核与管理评审
OSHMS内部审核,是为了检查与确认体系各要素的实施效果是否按照计划有效实现,它是对体系运行是否达到了规定的目标所作的系统的、独立的检查和评价,是OSHMS的一种自我保证手段。OSHMS管理评审,是组织最高管理者亲自对体系的现状是否有效地适应OHS方针要求,以及体系环境变化后确定的新目标是否合适等所作的综合评价。它是在体系审核的基础上进行的,但并不是每次体系内部审核后都要进行管理评审,而是视客观需要,决定对体系的全部或部分要素进行核查活动。
管理评审通过年度计划安排,每年至少进行一次。管理评审-般由总经理主持,各部门负责人和有关人员(如内审员等)参加。OHS管理者代表应将OSHMS现状及其变化趋势和提交研究的问题形成书面材料。评审会议对有关提案或问题作出明确决定,如体系内审结果、方针、目标贯彻落实情况,体系的符合性、有效性,持续改进的承诺,有关纠正和预防措施相关方关注的问题等。
(四)OSHMS审核
基本概念
OSHMS标准对审核定义为:判定活动和有关结果是否符合计划的安排,以及这些安排是否得到有效实施并适用于实现组织的方针、目标的一个系统化的、独立的验证过程。
职业安全健康管理体系审核分内部审核和外部审核,这里的体系审核主要是指外部审核。外部审核既包括对职业安全健康管理体系文件的审查,也包括对安全健康管理体系活动和相关结果的审查和评价。因此,审核的对象是职业安全健康管理体系文件、职业安全健康管理体系活动及其有效性。
职业安全健康管理体系审核的前提条件是被审核方已建立和实施职业安全健康管理体系,因而它明显区别于对传统的安全管理活动的检查,也区别于对传统的安全制度、方法和状况的审查或检查。
职业安全健康管理体系审核是指为判断职业安全健康管理体系是否符合OSHMS标准,职业安全健康管理活动和有关结果是否符合职业安全健康管理体系规定和计划安排,这些规定和计划安排是否得到有效实施并适合于达到职业安全健康目标的系统而独立的审查。
职业安全健康管理体系审核的实质是对组织职业安全管理体系文件及其活动的符合性的审查判断和对其有效性的评价。符合性审查是检查文件化的职业安全健康管理体系是否符合法律、法规、公约、规则、指南和标准。有效性评价是在现场审核的基础上,对实际的职业安全健康管理体系运行绩效给予判断。因此进行OSHMS审核的基本任务是判断受审核方的OSHMS是否符合OSHMS标准的要求,以及评价其实施OSHMS的有效性。
审核组通过收集审核证据,并对所有审核证据进行评审,以确定受审核方的OSHMS在哪些方面符合审核准则,哪些方面不符合审核准则。对于符合审核准则的审核证据要进行分析,在审核报告中对其进行必要的描述。而对于不符合审核准则的审核发现更要进行认真分析,确定体系存在的主要问题;提出不符合报告。
为了保证审核的公正性,进行职业安全健康管理体系审核的审核员(AUDITOR)在外审中应独立于被审核公司,在内审中亦应独立于被审核部门或区域,即由与被审核对象无直接责任关系的人员实施审核。




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